忘年会のドタキャン理由と前日キャンセルの伝え方！例文や会費も解説

忘年会に急に行けなくなったら、わかった時点ですぐ幹事に連絡し、「キャンセル料は後日支払います」と自分から申し出るのがいちばんの誠意です。理由は、発熱などの体調不良、急な仕事のトラブル、子どもの発熱のような家庭の事情など、やむを得ないものを伝えましょう。

前日ならメールやLINEでもかまいませんが、当日の直前は読まれないこともあるので、できれば電話で伝えます。最初から行きたくなかったなら、前もって断るときの例文のほうが合っています。

忘年会をドタキャン・前日キャンセルするときの角が立たない理由

忘年会のドタキャン理由は、だれが聞いても「それなら仕方ない」と納得できるものにするのが大切です。当日や前日キャンセルの場合、次のような理由なら角が立ちません。

体調不良（発熱や胃腸炎など）

当日の急なキャンセルで一番多いのが体調不良です。熱がある、胃腸炎っぽいなど、周りにうつす可能性がある症状なら、無理して参加するよりも休むのが正解です。

「インフルエンザかもしれない」「朝から熱が下がらない」など、具体的な症状を伝えると納得してもらいやすくなります。

急な仕事のトラブル・残業

会社の忘年会や、仕事関係の人が多い集まりで使いやすい理由です。「急なクレーム対応が入った」「どうしても今日中に終わらせないといけない仕事ができた」など、自分ではどうしようもない状況を伝えましょう。

家庭の事情

子どもが急に熱を出した、家族が体調を崩して看病が必要になったなど、家庭の事情も仕方のない理由として受け入れられます。

なお、「最初からあまり行きたくなかった…」という場合の上手な断り方については、別の記事でくわしく解説しています。

くわしくはこちら：忘年会の角が立たない断り方と例文

くわしくはこちら：忘年会に行きたくない時の対処法

【相手別】忘年会をドタキャン・前日キャンセルするときの例文

行けないと分かった時点で、一刻も早く連絡することが何より重要です。前日ならメールやLINEでもよいですが、当日の直前キャンセルの場合は、メッセージを見たかどうかわからないため、できれば直接電話で伝えましょう。

会社の上司や幹事向けの例文（メール・LINE）

お疲れ様です。本日の忘年会の件でご連絡しました。
大変申し訳ないのですが、朝から熱が下がらず、本日の忘年会はお休みさせてください。
直前のキャンセルでご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。
会費やキャンセル料については、後日必ずお支払いいたします。
皆様によろしくお伝えください。

友達との忘年会向けの例文（LINE）

ごめん！今日急に仕事のトラブルが入っちゃって、どうしても抜けられそうにないんだ。
せっかくの忘年会なのにドタキャンになっちゃって本当にごめんなさい！
私のお店のキャンセル料（会費）は、今度会った時（またはPayPayなどで）必ず払うね。
今日はみんなで楽しんで！

忘年会をドタキャンしたら会費（キャンセル料）はどうなる？

忘年会をドタキャンした場合、一番気になるのがお金のことですよね。前日や当日のキャンセルは、お店にキャンセル料（料理代の全額など）がかかるケースがほとんどです。

基本は「全額払う」つもりで申し出る

参加できなくても、自分の分の会費（キャンセル料）は全額支払うのがマナーです。連絡するときに「キャンセル料は後日支払います」と自分から申し出ると、幹事も安心します。

会社負担の忘年会であっても、急なキャンセル分は個人負担になる会社もあるので、幹事や経理の担当者に確認しておくと安心です。

後日、改めてお詫びをする

ドタキャンしてしまった翌日（または次の出社日）には、幹事や参加者に改めてお詫びをしましょう。

「昨日は急にお休みしてしまって申し訳ありませんでした。ご迷惑をおかけしました」と直接伝えることで、その後の人間関係もスムーズになります。もし会費を立て替えてもらっていたら、このときに忘れずに渡してくださいね。

ついでに盛り上げるなら、スマホゲーム「ぺげ」がおすすめ

急な欠席者が出てしまっても、残ったメンバーで忘年会を盛り上げたいですよね。少し空気が沈んでしまったときや、少人数になってしまったときでも、サクッと遊んで盛り上がれるのがぺげのパーティーゲームです。

アプリのインストールも会員登録もいらないので、その場にいるみんなのスマホですぐに始められます。無料で遊べるので、幹事さんの心強い味方になりますよ。

イコラ

誰かが欠席して人数が減っても楽しめるのがイコラです。2択の票がぴったり半々に割れたら勝ちというシンプルなルールで、会社の人や初対面の人とも気まずくならずに盛り上がれます。

NGナイン

話すきっかけが欲しいなら、NGナインがぴったり。自分のNGワードを言わせるように会話を誘導するので、自然とおしゃべりが弾みます。大人数でも遊べるので、会社の忘年会にもおすすめです。

トカロン

60秒の思い出話を聞いて、最初に出そうな言葉を当てるトカロン。聞く側は文字入力がいらないので、お酒を飲んでいてもラクに参加できます。みんなの意外なエピソードが聞けるかも？

ぺげのゲームを全部見る（無料）

あわせて読みたい：忘年会が盛り上がるゲーム15選

忘年会のドタキャンに関するよくある質問

当日の何時間前までに連絡すればいい？

行けないと分かった時点ですぐに連絡しましょう。開始直前になるほど幹事もお店も対応に困ります。「夕方になれば体調が良くなるかも」とギリギリまで待つのはNGです。

無断キャンセル（バックレ）してもいい？

絶対にやめましょう。幹事が心配して探し回ったり、お店に迷惑をかけたりします。会社なら信用問題に関わりますし、友達でも今後の付き合いにヒビが入ります。言いづらくても必ず連絡を入れてください。

途中でこっそり抜け出してもいい？

無断で抜け出すのはマナー違反です。どうしても途中で帰らないといけない場合は、事前に幹事に「〇時には帰ります」と伝えておくか、せめて隣の人に声をかけてから帰りましょう。

くわしくはこちら：忘年会を自然に抜け出す方法

ドタキャンした後に嘘がバレたらどうなる？

「体調不良」と言ったのにSNSで遊んでいる様子をアップしてしまったり、後日つじつまが合わなくなったりして嘘がバレると、信頼を一気に失います。だからこそ、やむを得ない事情がない限りは、ドタキャンは避けるべきです。

まとめ

忘年会のドタキャンは、誰にでも起こりうることです。大切なのは、誠意をもってできるだけ早く連絡することと、お金の処理をうやむやにしないことです。

焦る気持ちはわかりますが、まずは深呼吸をして、すぐに幹事さんに連絡を入れてくださいね。きちんと対応すれば、後々大きなトラブルになることは防げますよ。

あわせて読みたい：忘年会が盛り上がるゲーム15選