新年会のドタキャンはどう連絡する？キャンセル料の目安と理由別の例文

新年会をドタキャンするなら、行けないとわかった時点ですぐ幹事に電話し、「会費（キャンセル料）は全額払います」と自分から申し出るのがマナーです。前日や当日は、お店でコース料理の仕込みがすんでいることがほとんどだからです。

電話に出てもらえなければ、「急な連絡で申し訳ありません。本日どうしても参加できなくなってしまいました。後ほど改めてご連絡します」とLINEやメールを残しておきます。前もって行けないとわかっている場合の断り方は別の記事にまとめているので、ここでは当日・前日の連絡と、体調不良や残業など理由別の例文、幹事の側の対応をあつかいます。

新年会をドタキャンするときの基本マナーと連絡方法

行けないとわかった時点で、1分でも早く幹事に伝えるのが鉄則です。連絡を後回しにするほど、お店への人数変更が間に合わなくなり、幹事に迷惑がかかってしまいます。

当日の連絡は「電話」が基本

新年会の当日に欠席を決めたなら、メールやLINEだけで済ませるのは避けましょう。幹事は準備や仕事で忙しく、スマホの通知に気づかないことがあるからです。まずは電話をかけて、直接お詫びと理由を伝えます。

もし電話に出なかった場合は、「急な連絡で申し訳ありません。本日どうしても参加できなくなってしまいました。後ほど改めてご連絡します」と取り急ぎメールやLINEを残しておきます。

キャンセル料や会費は「全額払う」と申し出る

前日や当日のキャンセルは、すでにお店側でコース料理の仕込みが終わっていることがほとんどです。そのため、基本的には「自分の分の会費（キャンセル料）は全額払う」という姿勢を見せることが大切です。

連絡するときに「会費はどうやって渡せばいいですか？」「後日、全額お支払いします」と自分から切り出しましょう。幹事から「お店に交渉してキャンセル料なしになったよ」と言われたら、素直にお礼を伝え、後日会ったときにコーヒーやお菓子などを差し入れすると丁寧です。

【行く側】新年会のドタキャンの理由とそのまま使える例文

電話で伝えたあとの確認メールや、前日までに送る連絡で使える例文をまとめました。理由に合わせてアレンジして使ってください。

体調不良の場合の例文

新年会の時期は、インフルエンザや風邪などの感染症が流行りやすい季節です。無理をして参加すると周りにうつしてしまう心配があるため、体調不良はもっとも納得してもらいやすい理由です。

仕事や残業が終わらない場合の例文

とくに年明けの仕事始めの時期は、急なトラブル対応などで仕事が長引くこともありますよね。遅れて参加できそうなら「〇時ごろになりますが遅れて参加します」と伝えますが、まったく見通しが立たない場合は、潔く欠席の連絡を入れます。

家庭の事情（子どもの発熱など）の場合の例文

子どもが急に熱を出したり、家族の看病が必要になったりするケースもよくあります。正直に状況を伝えれば、周りも理解してくれるはずです。

なお、「そもそも行きたくない」「身内に不幸があった」といった別の理由で欠席を伝える場合の連絡方法は、別の記事でくわしく解説しています。

くわしくはこちら：行きたくない新年会の上手な乗り切り方と断り方

くわしくはこちら：喪中のときの新年会への参加マナーと断り方

くわしくはこちら：新年会の角が立たない断り方と例文集

【幹事側】ドタキャンが出たときの対応とお店への連絡

ここからは、新年会の幹事の立場でドタキャンの連絡を受けたときの対応です。慌てず、順番に処理していきましょう。

1. すぐにお店へ電話する

人数が減ったとわかった時点で、いちばんにお店へ電話します。前日や当日だと「料理のキャンセルはできません（100％のキャンセル料）」と言われることが多いですが、飲み放題のプランをつけている場合は、飲み放題の料金分だけマイナスしてくれるお店もあります。

ダメ元でも、「1名欠席になったのですが、お料理や飲み放題のキャンセルはまだ間に合いますでしょうか？」と相談してみるのがおすすめです。

2. キャンセル料を誰が負担するか決める

お店にキャンセル料がかかると言われた場合、誰がそのお金を払うかを決めます。基本的には「ドタキャンした本人が全額負担する」のが一般的です。

ただし、会社の新年会で会社から補助が出ている場合などは、ルールが変わることもあります。判断に迷ったら、自分ひとりで抱え込まず、上司や会社の担当者に「〇〇さんが欠席になりキャンセル料が発生したのですが、ご本人にご負担いただく形で進めてよろしいでしょうか」と確認しておくと安心です。

3. 本人に会費の金額と集金方法を伝える

キャンセル料の金額が確定したら、ドタキャンした本人に連絡します。

「お店に確認したところ、お料理代の〇〇円がキャンセル料としてかかってしまうそうです。申し訳ないのですが、後日〇〇円を集金させてください」と、事実を端的に伝えれば問題ありません。電子マネー（PayPayなど）での送金をお願いすると、お互いにお金のやり取りがスムーズです。

ドタキャンによる「料理の余り」はどうする？

ドタキャンが出たときに、幹事や参加者がよく迷うのが「余ったコース料理」の扱いです。当日キャンセルの場合、お店はすでに予定通りの人数分の料理を準備しています。

持ち帰りはできないお店がほとんど

「来られなかった人の分を、タッパーに詰めて持ち帰ろう」「欠席した本人に届けてあげよう」と考える人もいますが、これはお店から断られることがほとんどです。食中毒などの衛生面のリスクがあるため、飲食店では原則として料理の持ち帰りを禁止しています。

参加しているメンバーでシェアする

余った料理は、その場にいるメンバーで分けて食べるのが一般的です。「欠席した人がキャンセル料を払ってくれた分を、みんなで食べるのは申し訳ない」と気まずく感じるかもしれませんが、料理を残して廃棄するほうがお客さんにもお店にも負担がかかります。

「〇〇さんの分まで美味しくいただこう」と割り切って、残さず食べるのがスマートな対応です。

幹事が新年会のドタキャンを防ぐための事前対策

新年会は、年末年始のお休みが明けたばかりの仕事始めの時期に行われます。参加者のスケジュールがバタバタしていて、うっかり日にちを忘れてしまう人も出やすいタイミングです。幹事が少し工夫するだけで、無断欠席やうっかりのドタキャンを大きく減らせます。

キャンセル料の期限をリマインドする

お店のキャンセル規定（「〇日前から〇〇％のキャンセル料がかかる」など）を確認したら、その期限の1〜2日前に、参加者全員へリマインドの連絡を入れます。

「あさっての金曜日は新年会です！お店の都合上、明日の17時以降の人数変更はキャンセル料（全額）がかかってしまうので、もし予定が変わった方がいたら早めに教えてくださいね」と伝えておくと、「そういえば仕事が入りそうだった」という人が早めに連絡をくれるようになります。

会費は「事前集金」にしておく

当日の集金は、お釣りの準備が大変なだけでなく、ドタキャンが出たときの回収も難しくなります。最近はPayPayなどの送金アプリも普及しているので、事前に会費を集めておくのがおすすめです。

あらかじめお金を払っていれば、「お金を払ったからにはちゃんと行こう」という心理が働き、軽い気持ちのドタキャンを防ぐ効果もあります。

ついでに盛り上げるなら、スマホで遊べる無料ゲーム

急なドタキャンで人数が減ってしまったり、少し空気が沈んでしまったりしたときは、ゲームの力を借りて雰囲気を変えるのもひとつの手です。ぺげは、スマホのブラウザだけで遊べるパーティーゲーム集。アプリのインストールも会員登録もいらないので、その場ですぐに始められます。

1人1台のスマホを使い、ビデオ通話をつなげばお休みした人とリモートで遊ぶこともできます。2027年の未年（ひつじどし）のスタートを楽しく彩る、おすすめのゲームを紹介します。

イコラ：気まずくならない安全なお題で遊べる

職場の人や、あまり話したことのない人がいる新年会で活躍するのが「イコラ」です。お題に対して2択の選択肢を作り、みんなの票がちょうど半分に割れるのを狙うゲーム。知識がいらず、誰も傷つかないお題が多いので安心です。

NGナイン：いつもの会話がそのままゲームになる

仕事始めで、まだお互いに硬さがあるときにおすすめなのが「NGナイン」。自分のNGワードをほかの人に言わせるゲームなので、ふつうに雑談をしているだけでどんどん盛り上がります。特別なお題がなくても会話が続くのが強みです。

トカロン：今年の抱負や冬休みの思い出を聞ける

10人以上の大人数でも楽しめるのが「トカロン」。親が60秒間の思い出話をして、ほかの人は最初に出る言葉を当てるゲームです。「年末年始はどう過ごした？」「今年の抱負は？」といった新年会らしいテーマでお題を出せば、お互いの近況を知るきっかけになります。

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新年会のドタキャンに関するよくある質問

会社の新年会をドタキャンしたら評価に響きますか？

体調不良や業務の都合など、正当な理由があってきちんと連絡を入れたのであれば、基本的には評価に響くことはありません。ただし、無断欠席をしたり、会費の支払いを拒否したりすると、社会人としての常識がないと思われて信用を落とす原因になります。

ドタキャンされた分、ほかの参加者の会費を値上げしてもいいですか？

ドタキャンした本人がキャンセル料を払うのが大原則なので、ほかの参加者の会費に上乗せするのはおすすめしません。「なんで来ていない人の分まで私たちが払うの？」と不満が出てしまいます。幹事がお店と交渉してキャンセル料がかからなかった場合は、当初の予定通りの会費を集めれば問題ありません。

コース料理ではなく席のみの予約でもキャンセル料はかかりますか？

席のみの予約の場合、料理の仕込みが発生していないため、人数が減ってもキャンセル料がかからないお店が多いです。ただし、一部の飲食店（とくに年末年始の繁忙期）では、席のみの予約でも「1名につき〇〇円」といったキャンセル料が設定されていることがあります。お店の規定を確認してください。

嘘の理由でドタキャンするのはバレますか？

「熱が出た」と嘘をついてドタキャンしたのに、その日にSNSで遊んでいる様子を投稿してしまったり、翌日元気に出社してボロが出たりしてバレるケースは少なくありません。嘘がバレたときの代償は大きいので、もし本当の理由が言いにくい場合でも、「急に外せない家庭の用事ができてしまって」など、当たり障りのない理由にとどめておくのが無難です。

まとめ

新年会のドタキャンは、する側もされる側も慌ててしまうものです。しかし、誠意をもって早く連絡し、お金のルールをクリアにしておけば、大きなトラブルにはなりません。急な予定変更があっても、参加できるメンバーで新しい年の始まりを楽しくお祝いしてくださいね。

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