新年会の中止のお知らせ例文まとめ！社内・社外別の書き方とマナー

新年会の中止のお知らせは、決まったその日のうちに、「中止になったこと」「理由」「会費をいつ・どうやって返すか」の3つを入れて送れば十分です。相手によって、書き方だけを変えます。

このあと、それぞれコピーしてそのまま使える例文を載せています。〇〇の部分を書きかえて使ってください。

【そのまま使える】新年会中止のお知らせ例文

まずは、一番知りたい例文からご紹介します。送る相手（社内・社外・友人）に合わせて、必要な部分を書き換えて使ってくださいね。

1. 社内向けの例文（メール・チャット）

社内の人向けのお知らせは、丁寧かつ業務の邪魔にならないよう簡潔に伝えるのが基本です。チャットツール（TeamsやSlackなど）で送る場合は、件名を省いて少し柔らかい表現にしても大丈夫です。

2. 社外・来賓向けの例文（メール・案内状）

取引先や来賓の方へは、よりフォーマルな言葉遣いでお詫びの気持ちをしっかり伝えます。まずは取り急ぎメールで連絡し、必要に応じて後日、書面で中止の案内状を送ると丁寧です。

3. 友人・ママ友向けの例文（LINE）

友人やママ友どうしなら、かたすぎる挨拶は不要です。LINEでサッと連絡し、お店のキャンセル料がかかる場合は、その負担についても忘れずに相談しましょう。

新年会の中止を知らせるときの3つのマナー

例文をコピペして送る前に、幹事としておさえておきたいマナーを確認しておきましょう。

1. 決定次第、とにかく早く連絡する

中止が決まったら、何よりも優先して連絡を入れましょう。参加者は新年会のためにスケジュールを調整してくれています。「もう少し様子を見よう」と先延ばしにすると、他の予定を入れられず迷惑をかけてしまいます。

メールやLINEで一斉送信し、返信がない人や普段メールを見ない人には、電話や口頭で直接伝えるのが確実です。

2. 会費の返金・キャンセル料の対応をはっきり書く

お金のトラブルは絶対に避けたいところです。お知らせの中には、必ず会費の扱いについて書きましょう。

• 会費をすでに集めている場合：いつ・どのように返金するか
• お店のキャンセル料が発生した場合：会社負担か、個人負担か（個人負担の場合はいくら集めるか）

キャンセル料については、会社負担になるケースもあれば、参加予定者で割り勘にするケースもあります。会社によって違うので、上司や担当者に確認しておくと安心です。

3. 今後の予定（延期か完全中止か）にふれる

ただ「中止です」で終わらせず、「落ち着いたころに改めて開催します」「今回は完全に見送ります」など、今後の見通しをそえておくと親切です。また、参加を予定してくれていたことへの感謝とお詫びの気持ちをしっかり伝えてくださいね。

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中止の理由はどこまで正直に書くべき？

お知らせの文面を作るとき、一番悩むのが「中止の理由」の書き方ですよね。角が立たない伝え方の目安をまとめました。

体調不良やインフルエンザの場合

冬の時期の新年会（とくに1月〜2月）は、風邪やインフルエンザなどで欠席者が急増することがよくあります。この場合は、正直に「体調不良者が多数出たため」と書いて問題ありません。

だれが休むのかといった個人の名前は出さず、「複数名の欠席により」「社内での感染拡大を防ぐため」といった言葉を選ぶと、みんなが納得しやすくなります。

参加者が集まらなかった場合

「予定が合わない人が多くて、人数が少なすぎるから中止にする」というケースもありますよね。ただ、これをそのまま「人が集まらないので」と書いてしまうと、せっかく参加と答えてくれた人をガッカリさせてしまいます。

こういうときは、「諸般の事情により」「都合により」と言葉を濁すのが大人のマナーです。

悪天候（大雪など）の場合

新年会の当日に大雪などの悪天候が予想される場合は、参加者の安全を第一に考えて中止を決断します。この理由も隠す必要はありません。「交通機関の乱れが予想されるため」「皆様の安全を最優先とし」と書けば、幹事さんの気配りが伝わりますよ。

新年会が中止になった！代わりに何をする？

せっかくの新年会が中止になってしまい、残念な気持ちになっている人も多いはず。「せっかくだから何か別の形で集まれないかな」と考えたときのアイデアを紹介します。

少人数のランチ会に変更する

夜の大規模な宴会は難しくても、お昼休みの時間を使って「新年ランチ会」にする方法があります。お酒が入らないのでサクッと終わりますし、夜出歩くのが難しいママ友どうしや、時短勤務の人も参加しやすいのがメリットです。

時期をずらして「春の懇親会」にする

1月の新年会を中止にして、3月〜4月の歓送迎会やお花見の時期まで待つという選択肢です。とくに会社や職場の飲み会では、無理に冬の間に集まらず、気候が暖かくなってから仕切り直すケースもよくあります。

オンライン新年会に切り替える

インフルエンザなどの感染症や悪天候が理由で中止になった場合、一番おすすめなのがオンライン新年会です。ZoomやLINEのビデオ通話をつなげば、それぞれの自宅から安全に参加できます。

各自でお酒やおつまみを用意するだけなので、お店を予約し直す手間もかかりません。

オンラインの代わりの新年会を盛り上げるなら

急きょオンライン新年会に変更した場合、「画面越しだと間が持たないかも」「会話が途切れてシーンとするのがこわい」と心配になりますよね。

そんなときは、スマホのブラウザだけで無料で遊べるパーティーゲーム集ぺげを使ってみてください。アプリのインストールも会員登録もいらないので、オンライン飲み会の最中に「これやろう！」とURLを送るだけですぐに始められますよ。

職場で気まずくならない「イコラ」

オンラインの社内新年会にぴったりなのが、2択の票をちょうど半々に割ることを目指す「イコラ」です。有名人やお菓子など無難なお題が多く、投票するだけなので話すのが苦手な人も無理なく参加できます。

大人数でのおしゃべりが弾む「NGナイン」

9人以上の大人数で集まるなら「NGナイン」がおすすめです。自分のNGワードをほかの人に言わせるゲームなので、話題がなくても自然と会話が生まれます。オンライン特有の「誰が話すか探り合う空気」を壊してくれますよ。

今年の抱負や近況で盛り上がる「トカロン」

新しい年のはじまりにぴったりなのが「トカロン」。親が60秒の思い出話をして、最初に出そうな言葉を当てるゲームです。近況報告や今年の抱負をお題にすれば、ただの自己紹介よりも何倍も盛り上がります。

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新年会の中止についてよくある質問

前日のドタキャンで中止に。お店へのお詫びは必要？

はい、できるだけ早く電話でお店に連絡し、事情を説明して丁寧にお詫びを伝えましょう。食材の仕入れなどが終わっているため、規定のキャンセル料をしっかり支払うのが最低限のマナーです。

案内状を出した後に中止を決めたらどうする？

まずは取り急ぎメールや電話で「取り急ぎご連絡申し上げます」と中止の旨を伝えます。そのあと、改めて中止をお知らせする書面（詫状）を郵送するのが、ビジネス上の丁寧な対応です。

延期する場合、次の日程はいつ決めるべき？

中止の連絡の時点では「日程は追ってご連絡します」としておき、状況が落ち着いてから改めてアンケートを取るのがスムーズです。とくにインフルエンザなどが理由の場合は、流行がおさまるまで少し様子を見ることをおすすめします。

会費の返金は振込でもいい？

手渡しが難しい場合は、銀行振込やPayPayなどの送金アプリを使っても大丈夫です。ただし、振込手数料がかかる場合は「手数料を引いた金額」になるのか「幹事（または会社）が手数料を負担するのか」を事前に話し合っておくと安心です。

まとめ

新年会が中止になると、準備をがんばってきた幹事さんはショックかもしれません。でも、早めに連絡をしてお金の対応をきっちり済ませれば、参加者からの信頼はグッと上がりますよ。

「今回は残念だったね」と笑い合えるように、サッと連絡を済ませて、次の楽しい予定に目を向けていきましょう。

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