新年会の日程調整はどう進める？コピペで使える案内文の例文と手順

新年会の日程調整は、12月上旬に動きはじめ、調整ツールで出欠を集めて、12月下旬にはお店を予約する流れにすると、年明けにあわてません。手順は次の4つです。

1. 12月上旬：社長や部署のトップなど、かならず来てほしい人の都合を先に3〜4日分聞く
2. 12月上旬：その日を中心に候補日をしぼり、「調整さん」や「LINEスケジュール」のURLを作る
3. 12月中旬：全員に案内文を送り、回答の期限をはっきり書く
4. 12月下旬：いちばん多く集まる日に決めて、すぐにお店を押さえる

会社向けのメール、社内チャット、友だち向けLINEの案内文は、このあとコピーしてそのまま使える形で載せています。

新年会の日程調整はいつから？当日までのスムーズな手順

新年会の日程調整は、忘年会のシーズンと重なる12月上旬から中旬にはスタートしておくと安心です。年が明けてから動き出すと、参加者の予定がすでに埋まっていたり、条件のいいお店が空いていなかったりして、幹事さんが焦ることになってしまいます。

くわしくはこちら：新年会の予約はいつから？おすすめの時期と注意点

日程調整からお店の予約までは、次の4つのステップで進めると迷いません。

• ステップ1：主賓や上司の予定を聞く（12月上旬）
  社長や部署のトップなど、かならず参加してほしい人の都合を先に3〜4日ほど聞いておきます。
• ステップ2：候補日を決めてツールを作る（12月上旬）
  ステップ1で聞いた日を中心に、候補日を絞って「調整さん」や「LINEスケジュール」などのURLを発行します。
• ステップ3：全員に案内文を送る（12月中旬）
  メールやチャットで案内文を送り、期限を決めて入力を促します。
• ステップ4：日程を確定してお店を予約する（12月下旬）
  いちばん多く集まる日に決めて、すぐにお店を押さえます。

なお、実際の新年会を開く時期については、松の内（1月7日か15日）が明けてから1月末までに行うことが多いですが、参加するメンバーによっても変わります。

くわしくはこちら：新年会はいつやる？時期の目安とタイミング

【場面別】新年会の日程調整にそのまま使える案内文の例文

日程調整ツールを作ったら、さっそく参加者に案内を送りましょう。ここでは、コピーしてそのまま使える例文を場面別にご紹介します。宛名や日程のところだけ書きかえて使ってくださいね。

会社・職場向けの案内メール（社内全体・部署）

ビジネスメールで送る場合は、丁寧な言葉遣いを心がけます。出欠だけでなく、「この日までに入力してほしい」という期限をはっきり書くのがポイントです。

会社・職場向けのチャット（親しいチーム内）

社内のチャットツール（Slack、Teams、LINEワークスなど）で、日頃からよく話す親しいチームに送る場合は、少しやわらかい文面でも大丈夫です。

友だち同士・ママ友のLINE

友だち同士の新年会なら、LINEでサクッと聞いてしまうのが一番です。長い文章は読まれにくいので、要件だけを短くまとめます。

新年会の日程調整で失敗しないための3つのポイント

日程調整をお願いしたのに、なかなか返事が来なかったり、予定が合わなくて何度もやり直すことになったりするのは、幹事さんにとって大きな負担です。スムーズに決めるために、次の3つに気をつけてみてください。

1. 候補日は多すぎず「3〜5日」に絞る
カレンダーを丸ごと渡して「空いている日を教えて」と聞くと、答える方は面倒に感じて後回しにしてしまいます。「1月の第2週・第3週の金曜日と土曜日」など、幹事さんの方で3〜5日ほどに候補を絞ってから聞くのが、お互いにとって一番ラクです。

2. お店の目星と会費の目安を一緒に伝える
「どんなお店で、いくらくらいかかるのか」がわからないと、参加を迷ってしまう人もいます。案内文の段階で、「〇〇駅周辺の居酒屋」「会費は4,000円くらい」とざっくり目安を伝えておくと、安心して予定を入力してもらえます。

3. 回答の期限は「予約したい日の3日前」に設定する
全員が期限通りに入力してくれるとは限りません。返信がない人にリマインド（催促）する時間を考えて、お店を予約したい日の3〜4日前には、日程調整の締め切りを設定しておきましょう。

くわしくはこちら：新年会の時間はどのくらい？開始時間の目安と流れ

日程が決まったら！ついでに新年会を盛り上げるなら

無事に日程が決まってお店を予約できたら、あとは当日をどう楽しむかですね。もし「会話が途切れてシーンとするのが不安」「全員でワイワイ盛り上がりたい」と思ったら、スマホのブラウザで手軽に遊べるぺげのパーティーゲームを試してみてください。

アプリのインストールも会員登録も不要で、1人1台のスマホがあればすぐに遊べます。会社や友だちとの新年会で、サクッと場をあたためるのにおすすめの3本をご紹介します。

イコラ：初対面や職場の新年会でも安心

2択の票がちょうど半々に割れることを目指すゲームです。「目玉焼きには醤油？ソース？」のような平和なお題が多いので、会社の人や初対面の人がいる場でも気まずくなりません。操作も投票するだけなので、話すのが苦手な人でも楽しめます。

NGナイン：大人数でのおしゃべりがそのままゲームに

自分の画面に表示されたNGワードを、まわりの人に言わせるゲームです。特別な話題を振らなくても、いつものようにおしゃべりするだけでゲームが進むので、自然と会話が弾みます。12人まで遊べるので、部署全体の新年会などにもぴったりです。

トカロン：新年の抱負や近況報告で盛り上がる

親が1分間思いつくままに話し、ほかの人は「最初に出そうな言葉」を予想して待つゲームです。「今年やってみたいこと」などをテーマにして話せば、お互いの近況も知れて一石二鳥です。聞く側は文字を書かないので、手軽に参加できますよ。

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あわせて読みたい：新年会が盛り上がるゲーム！大人数や職場で絶対すべらないおすすめ

新年会の日程調整に関するよくある質問

返信がない人へのリマインドはどうする？

回答期限の前日や当日の朝に、「明日が期限なので、入力をお願いします！」と明るく短く伝えましょう。悪気なく忘れているだけの人も多いので、責めるような言い方にならないよう気をつけるのがポイントです。

どうしても全員の予定が合わない時は？

社長や部署のトップなど、かならず参加してほしい人の予定を最優先にします。もし主賓がいない新年会なら、参加できる人数がいちばん多い日を選んで決めてしまって大丈夫です。全員が揃う日を待ちすぎると、いつまでも開催できなくなってしまいます。

急なキャンセル（ドタキャン）対策は？

お店を予約する前に、「何日前からキャンセル料がかかるか」をしっかり確認しておきます。そして日程が確定したあとの案内メールに、「〇日以降のキャンセルは会費をいただく場合があります」と一言そえておくと、後々のトラブルを防げます。

上司に候補日を聞くときの注意点は？

「いつでもいいので空いている日を教えてください」と聞くと、上司も答えにくく感じます。「1月中旬の金曜日あたりでいかがでしょうか」「〇日か〇日のご都合はいかがですか」と、幹事さんの方でざっくりと的を絞って提案するのがスマートです。

まとめ

新年会の日程調整は、参加する人数が多いほど大変に感じるかもしれません。でも、便利なツールを活用して、早め早めにスケジュールを組んでいけば、焦らずに準備を進められますよ。

案内文の例文をうまく使って、サクッと日取りを決めてしまってくださいね。幹事さんの負担が少しでも軽くなり、みんなで笑顔の新年を迎えられるよう応援しています。

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