飲み会の日程調整・出欠確認はこれで完璧！段取りとそのまま使える例文

飲み会の日程調整は、候補日をしぼって日程調整ツール（またはLINEの投票）を送る→いちばん参加者が多い日に決める→決まった日をあらためて全員に知らせて出欠をとる、の順で進めるのがいちばん早いです。

1. 候補日をいくつか決めて、URLを送り「〇・△・×」を入れてもらう
2. 参加者が多い日、歓送迎会なら主役が来られる日に決める
3. 「この日に決まりました」と報告して、最終的な出欠を確認する
4. 1週間前までにお店の予約をすませる

連絡には、返信の期限を必ず入れておきます。会社向けにはていねいなメール、友人や同期にはLINEで短く、という形で、どちらもそのままコピーして使える例文をこのあと紹介しています。

飲み会の日程調整と出欠確認をスムーズに進める手順

飲み会のスケジュール調整は、早めに動き出すことが大切です。人数が多いほど予定は合いにくくなるため、段取りよく進めましょう。

1. 候補日を絞って日程調整ツールを送る

まずは、飲み会の日程調整をします。参加してほしい人に、候補日をいくつか挙げて希望を聞きましょう。

今はLINEの投票機能や、無料で使えるウェブの日程調整ツールを使うのが一般的です。幹事が候補日を設定してURLを送るだけで、みんなが「〇・△・×」を入力できるので、集計の手間が省けます。

2. 日程を決めて出欠確認をとる

日程のアンケートが集まったら、いちばん参加者が多い日や、主役（歓送迎会など）が来られる日を選んで開催日を決定します。

日にちが決まったら、あらためて飲み会の出欠確認の連絡をします。日程調整のアンケートで「〇」をつけてくれた人にも、「この日に決まりました」という報告と最終的な参加の確認をしましょう。

コピペで使える！飲み会の日程調整メールの例文

会社や友人など、相手によって飲み会の連絡の仕方は変わります。ここでは、そのまま使える飲み会の日程調整メールやLINEの例文を用意しました。

会社やビジネス向け（メール）

職場の飲み会では、ていねいな言葉遣いを心がけます。目的（忘年会や歓迎会など）もはっきり書いておくと親切です。

友人や同僚向け（LINE）

気心の知れた友人や同期のグループなら、LINEでサッと連絡するのが一番です。堅苦しいあいさつは省いて、わかりやすく伝えましょう。

飲み会の予約は何日前までにする？お店探しの目安

日程と人数が決まったら、次はお店の予約です。「飲み会の予約は何日前までにすればいいの？」と迷うかもしれませんが、目安としては1週間前までに予約を完了させておくのが安心です。

特に金曜日や、年末年始・歓送迎会のシーズンは、2週間〜1ヶ月前でも人気のお店は埋まってしまうことがあります。日程が決まったら、なるべく早く動くのがコツです。

予約のときは、人数変更がいつまで可能か（キャンセル料はいつからかかるか）を、お店の人にしっかり確認しておきましょう。

ドタキャンを防ぐ！飲み会の前日連絡（リマインド）をしよう

飲み会の前日になったら、参加者に向けてリマインドの連絡をしましょう。これは、うっかり忘れてしまう「ドタキャン」を防ぐためにとても重要です。

飲み会の前日連絡には、日時、お店の名前とURL、待ち合わせ場所、会費など、当日に必要な情報をすべてまとめて書いておきます。参加者が、わざわざ過去のやり取りをさかのぼらなくてもいいようにするのがポイントです。

もしも人数が集まらないときは？飲み会の延期メールの書き方

日程調整をした結果、どうしてもみんなの都合が合わなかったり、主役が急用で参加できなくなったりすることもあります。そんなときは無理に開催せず、延期にするのも一つの手です。

飲み会を延期する場合は、お店のキャンセルも必要になるため、決まったらできるだけ早くメールで連絡しましょう。

ついでに盛り上げるなら、スマホで遊べるゲームを用意しよう

日程調整と出欠確認が終わってお店も予約できたら、幹事の仕事はひと段落です。あとは当日を思いきり楽しむだけですが、もしも会話が途切れたり、初対面の人がいて緊張したりしたときのために、みんなで盛り上がれる遊びを用意しておくと安心です。

そこでおすすめなのが、スマホのブラウザだけで遊べるパーティーゲーム集ぺげです。アプリのインストールも会員登録もいらないので、その場ですぐに始められます。

会話が弾んで、初対面でもなじみやすい「NGナイン」

自分にしか見えないNGワードを、ほかの人に言わせるゲームです。自然と会話が生まれるので、何を話していいかわからないときや、初対面の人が多い飲み会にぴったりです。

価値観の違いで笑いが起きる「イコラ」

親が考えた2択の質問にみんなで投票し、票がちょうど半々に割れるのを目指すゲームです。「有名人」や「お菓子」など身近なお題で遊べるので、会社の同僚から地元の友人まで、どんなメンバーでも手軽に楽しめます。

大人数でも全員が参加できる「トカロン」

親の思い出話に最初に出そうな言葉を予想するゲームです。聞く側は文字を書かなくていいので、お酒を飲んでいてもラクに遊べます。12人まで参加できるので、少し人数の多い飲み会におすすめです。

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飲み会の日程調整と出欠確認でよくある質問

飲み会の日程調整はいつから始めるのがベストですか？

飲み会の規模にもよりますが、開催したい日の3週間から1ヶ月前には日程調整の連絡をするのが目安です。特に人数が多い場合や、年末などの繁忙期は、早めに動かないとお店の予約が取れなくなってしまいます。

出欠の返事が来ない人にはどう催促すればいいですか？

回答期限の前日や、期限を過ぎてしまったときに、個別で連絡をしましょう。「お店の予約があるから、〇日までに教えてもらえると助かるな」と、理由をそえてやさしく聞くのが角を立てないコツです。

「まだわからない」と保留にされた場合はどうする？

予定がわからないと言われた場合は、「〇日にお店に最終人数を伝えるので、それまでにわかれば教えてください」と、待てる期限をはっきりと伝えましょう。それでもわからない場合は、今回は不参加として扱うのが無難です。

出欠確認のあとにキャンセルが出たらどうする？

参加予定だった人がキャンセルになったら、できるだけ早くお店に連絡して人数変更を伝えます。前日や当日のキャンセルはキャンセル料が発生することがあるので、その場合は本人に負担してもらうか、みんなで割るかを相談しておくと安心です。

まとめ：早めの連絡とリマインドで幹事の仕事を乗り切ろう

飲み会の日程調整と出欠確認は、段取りさえわかっていれば難しいことはありません。早め早めに動いて参加者とお店に連絡をとることで、幹事も安心して当日を迎えることができます。

準備をしっかり整えて、みんなが楽しめるステキな飲み会を作ってくださいね。

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